Privacyverklarnig

Laatst bijgewerkt: 18 oktober 2026

1. Wie is verantwoordelijk?

Promise Performance is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
E-mail: info@promiseperformance.nl

Promise Performance verkoopt persoonsgegevens niet.

​

2. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op:

• websitebezoekers;

• personen die een kennismaking aanvragen;

• cliënten van online coaching;

• cliënten die een los consult boeken;

• communitydeelnemers;

• personen die contact opnemen;

• personen die vrijwillig een testimonial, foto of andere bijdrage beschikbaar stellen.

 

3. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Promise Performance kan de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken.

Contact- en identificatiegegevens

Naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, geboortedatum en andere gegevens die nodig zijn om iemand te identificeren of contact op te nemen.

Boekings- en overeenkomstgegevens

Geboekte diensten, data en tijden van afspraken, betalingsstatus, contractduur, correspondentie, annuleringen en opzeggingen.

Sport- en prestatiegegevens

Sport, trainingsfrequentie, trainingsprogramma, gewichtsklasse, wedstrijden, wedstrijdplanning, activiteit, herstel en sportieve doelen.

Voedingsgegevens

Voedingsdagboeken, calorie- en macro-inname, eetpatronen, voedingsvoorkeuren, supplementengebruik, hydratatie en informatie over eetgedrag.

Gezondheidsgegevens

Voor zover noodzakelijk kunnen gegevens worden verwerkt over:

• lengte, gewicht en gewichtstrends;

• lichamelijke en psychische klachten;

• blessures;

• allergieën en intoleranties;

• maag-darmklachten;

• medicatie;

• menstruatie en zwangerschap;

• diagnoses en medische voorgeschiedenis;

• eetproblematiek;

• slaap, stress en herstel;

• relevante foto’s, video’s of meetgegevens.

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en krijgen extra bescherming. De AVG verbiedt verwerking daarvan in beginsel, tenzij een wettelijke uitzondering van toepassing is. 

Verzekerings- en factuurgegevens

Wanneer relevant kunnen gegevens worden verwerkt over de zorgverzekeraar, polis, UZOVI-nummer en gegevens die noodzakelijk zijn om een passende factuur op te stellen.

Promise Performance verwerkt geen BSN voor de huidige dienstverlening en declareert in beginsel niet rechtstreeks bij de zorgverzekeraar.

Communicatie en bestanden

E-mails, WhatsApp-berichten, ingevulde formulieren, videocallnotities, spreadsheets, geüploade documenten en andere door de cliënt verstrekte informatie.

Betaalgegevens

Promise Performance verwerkt zelf geen volledige bank- of creditcardgegevens. Betaalproviders verwerken deze gegevens. Promise Performance ontvangt doorgaans alleen de betaalstatus, het bedrag en een transactiereferentie.

Website- en technische gegevens

Bij websitegebruik kunnen technisch noodzakelijke gegevens worden verwerkt, zoals het IP-adres, browserinformatie, beveiligingslogs en gegevens die nodig zijn voor boekingen, betalingen en de goede werking van de website.

Foto’s, testimonials en socialmediagebruik

Resultaten, foto’s, screenshots, wedstrijdbeelden, namen of testimonials worden uitsluitend voor promotionele doeleinden gebruikt nadat daarvoor afzonderlijke toestemming is gevraagd.

 

4. Voor welke doeleinden worden gegevens gebruikt?

Promise Performance verwerkt persoonsgegevens voor:

1. het beoordelen en beantwoorden van aanvragen;

2. het plannen en uitvoeren van kennismakingen en consulten;

3. het uitvoeren van online coaching en diëtetiek;

4. het opstellen van persoonlijke adviezen, analyses en voedingsstrategieën;

5. het monitoren van voortgang, gezondheid en sportprestaties;

6. communicatie via e-mail, WhatsApp, videocalls en andere afgesproken kanalen;

7. facturatie, betalingen en financiële administratie;

8. het afhandelen van annuleringen, opzeggingen, herroepingen en klachten;

9. beveiliging, fraudepreventie en bescherming van juridische belangen;

10. naleving van wettelijke en fiscale verplichtingen;

11. beheer van de vrijwillige WhatsApp-community;

12. marketing met afzonderlijke toestemming, bijvoorbeeld voor een testimonial.

 

5. Op welke grondslagen worden gegevens verwerkt?

Promise Performance gebruikt, afhankelijk van de situatie, de volgende AVG-grondslagen:

Uitvoering van een overeenkomst

Gegevens worden verwerkt wanneer dit noodzakelijk is om een consult of coaching uit te voeren, een afspraak te plannen, contact te onderhouden of betaling af te handelen.

Voorbereiding van een overeenkomst

Gegevens kunnen worden verwerkt om een aanvraag of vrijblijvende kennismaking te beoordelen.

Wettelijke verplichting

Bepaalde gegevens worden verwerkt of bewaard om te voldoen aan fiscale, administratieve, zorg- of andere wettelijke verplichtingen.

Gerechtvaardigd belang

Reguliere persoonsgegevens kunnen worden verwerkt voor beveiliging, fraudepreventie, kwaliteitsbewaking, bedrijfsvoering en de vaststelling, uitoefening of verdediging van juridische aanspraken. Daarbij worden de belangen en privacyrechten van de betrokkene afgewogen.

Toestemming

Toestemming wordt gebruikt voor onder meer:

• gebruik van testimonials en beeldmateriaal;

• deelname aan de WhatsApp-community;

• het delen van gegevens met derden wanneer geen andere grondslag bestaat;

• verwerking van gezondheidsgegevens wanneer daarvoor geen andere wettelijke uitzondering geldt.

Toestemming kan worden ingetrokken. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht.

Gezondheidszorg en professionele begeleiding

Wanneer persoonsgegevens over gezondheid noodzakelijk zijn voor dieetadvisering of andere zorgverlening, kan verwerking plaatsvinden voor het verlenen van gezondheidszorg door een beroepsbeoefenaar die aan vertrouwelijkheid is gebonden.

Wanneer deze uitzondering niet van toepassing is, worden gezondheidsgegevens alleen verwerkt met uitdrukkelijke toestemming of op basis van een andere wettelijke uitzondering.

 

6. Is het verstrekken van gegevens verplicht?

De cliënt is niet verplicht meer gegevens te verstrekken dan noodzakelijk is.

Bepaalde gegevens zijn wel nodig om:

• een overeenkomst te sluiten;

• veilig en verantwoord advies te geven;

• een afspraak te plannen;

• een betaling te verwerken;

• aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Wanneer noodzakelijke informatie ontbreekt, kan Promise Performance besluiten de dienstverlening niet te starten, te beperken of te beëindigen.

 

7. Met wie worden gegevens gedeeld?

Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld wanneer dit noodzakelijk of wettelijk toegestaan is.

Daarbij kan gebruik worden gemaakt van dienstverleners op het gebied van:

• websitebeheer en boekingen;

• betalingen en automatische incasso;

• e-mail en communicatie;

• videovergaderen;

• formulieren, spreadsheets en digitale opslag;

• boekhouding en fiscale administratie;

• verzekeringen en juridische ondersteuning;

• IT-beveiliging en hosting.

Voorbeelden van gebruikte diensten zijn Wix, Stripe, Google, Microsoft en WhatsApp/Meta. Voor de coaching-app worden daarnaast Supabase, Netlify, Sentry, GitHub en Open Food Facts gebruikt (zie hoofdstuk 16).

Betaalproviders kunnen voor hun eigen betalings- en fraudepreventieprocessen zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn. Op die verwerking is ook hun eigen privacyverklaring van toepassing.

Gegevens worden niet met een zorgverzekeraar gedeeld wanneer de cliënt zelf een factuur indient, tenzij de cliënt uitdrukkelijk om aanvullende medewerking vraagt en gegevensdeling wettelijk is toegestaan.

Met verwerkers worden waar vereist passende afspraken gesloten.

 

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige digitale dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken.

Wanneer persoonsgegevens internationaal worden doorgegeven, worden passende waarborgen gebruikt, zoals:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;

• goedgekeurde standaardcontractbepalingen;

• aanvullende beveiligingsmaatregelen;

• een ander wettelijk toegestaan doorgiftemechanisme.

 

9. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is.

Promise Performance hanteert in beginsel de volgende termijnen:

Kennismakingsaanvragen zonder overeenkomst

Gegevens worden uiterlijk drie maanden na het laatste contact verwijderd, tenzij er een geldige reden bestaat om ze langer te bewaren.

Losse consulten en niet-medische coaching

Het cliëntdossier en relevante communicatie worden in beginsel maximaal vijf jaar na beëindiging bewaard, voor zover dit noodzakelijk is voor continuïteit, klachtenafhandeling en juridische verantwoording.

Losse geüploade documenten voor een eenmalig consult worden in beginsel uiterlijk zes maanden na het consult verwijderd, tenzij zij noodzakelijk onderdeel zijn van het cliënt- of zorgdossier.

Gegevens in de coaching-app, inclusief foto's, worden uiterlijk twaalf maanden na het einde van de coaching verwijderd, of eerder op verzoek. Back-ups worden na dertig dagen automatisch verwijderd. Wat in het cliëntdossier is vastgelegd, valt onder de termijn voor het cliëntdossier.

Zorg- of medisch dossier

Wanneer sprake is van een wettelijke geneeskundige behandelingsovereenkomst of een andere wettelijke dossierplicht, wordt het dossier gedurende de toepasselijke wettelijke termijn bewaard. Dit kan twintig jaar na de laatste wijziging van het dossier zijn.

Financiële administratie

Facturen, betaalregistraties en andere fiscale basisgegevens worden ten minste zeven jaar bewaard. De Belastingdienst schrijft voor fiscale basisadministratie in beginsel een bewaartermijn van zeven jaar voor. 

Klachten en geschillen

Gegevens over een klacht of geschil worden bewaard zolang dit nodig is voor de afhandeling en daarna zolang een juridische aanspraak redelijkerwijs mogelijk is.

Testimonials en beeldmateriaal

Deze worden gebruikt totdat toestemming wordt ingetrokken of het gebruik niet langer noodzakelijk is. Bewijs van de gegeven toestemming kan daarna nog worden bewaard voor juridische verantwoording.

Technische en beveiligingsgegevens

Deze worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor beveiliging, probleemoplossing en fraudepreventie, in beginsel niet langer dan twaalf maanden, tenzij een incident een langere bewaartermijn rechtvaardigt.

De AVG vereist dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk en dat bewaartermijnen of de criteria daarvoor transparant worden vermeld. 

 

10. Beveiliging

Promise Performance neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

• verlies;

• onbevoegde toegang;

• ongeoorloofde wijziging;

• openbaarmaking;

• misbruik;

• vernietiging.

Persoonsgegevens worden opgeslagen in beveiligde digitale omgevingen. Toegang wordt beperkt tot personen en dienstverleners die deze gegevens nodig hebben.

Onder meer kunnen toegangsbeveiliging, tweestapsverificatie, apparaatbeveiliging, versleuteling, back-ups en periodieke opschoning worden toegepast.

Geen enkel digitaal systeem kan absolute veiligheid garanderen. Bij een datalek wordt gehandeld volgens de wettelijke meld- en informatieverplichtingen.

 

11. Privacyrechten

Betrokkenen hebben, voor zover de wet dit toestaat, recht op:

1. informatie over de verwerking;

2. inzage in hun persoonsgegevens;

3. rectificatie van onjuiste gegevens;

4. verwijdering van gegevens;

5. beperking van de verwerking;

6. overdraagbaarheid van gegevens;

7. bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;

8. intrekking van toestemming;

9. een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Een verzoek kan worden gestuurd naar info@promiseperformance.nl.

Promise Performance kan om aanvullende informatie vragen om de identiteit van de verzoeker vast te stellen.

Op verzoeken wordt in beginsel binnen één maand gereageerd. Een verzoek tot verwijdering kan worden geweigerd wanneer gegevens op grond van een wettelijke bewaarplicht of voor een juridisch geschil moeten worden bewaard.

 

12. Geen geautomatiseerde besluitvorming

Promise Performance neemt geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen die voor de betrokkene aanzienlijke juridische of vergelijkbare gevolgen hebben.

 

13. WhatsApp en de community

Deelname aan de community is vrijwillig.

Bij deelname kunnen andere deelnemers mogelijk de naam, profielfoto en het telefoonnummer van de deelnemer zien. De deelnemer wordt hierover vooraf geïnformeerd.

WhatsApp/Meta verwerkt gegevens daarnaast onder eigen verantwoordelijkheid. De privacyvoorwaarden van WhatsApp zijn op dat gebruik van toepassing.

Een deelnemer kan de community verlaten of Promise Performance vragen hem of haar te verwijderen.

 

14. Cookies

Promise Performance gebruikt geen advertentie- of marketingcookies voor eigen marketingdoeleinden.

De website en de aangesloten boekings- en betaaldiensten kunnen wel functionele, beveiligings- en technisch noodzakelijke cookies gebruiken.

Wanneer in de toekomst analytische of marketingcookies worden toegevoegd waarvoor toestemming vereist is, wordt deze privacyverklaring aangepast en wordt vooraf toestemming gevraagd.

 

15. Minderjarigen

De dienstverlening staat ook open voor sporters jonger dan achttien jaar. Is de cliënt jonger dan zestien jaar, dan is toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger nodig, ook voor het gebruik van de app en de verwerking van gezondheidsgegevens.

 

16. De coaching-app

Cliënten van online coaching krijgen toegang tot de Promise Performance coaching-app (app.promiseperformance.nl). De app hoort bij de coachingdienst; er wordt niet apart voor betaald.

Welke gegevens de app verwerkt:

• Account: naam, e-mailadres, taal en een versleuteld wachtwoord.

• Profiel: startdatum, startgewicht, leeftijd, geslacht, eetpatroon, doelen, motivatie en gewoontes.

• Dagelijkse log: gewicht, slaap, stappen, water, energie, vermoeidheid, stress, honger, voedingstrouw, calorieën en macro's.

• Voeding: voedingsplan, gegeten producten en hoeveelheden, eigen en gescande producten.

• Check-ins en call prep: antwoorden over de week, motivatie, voeding en klachten, en klachten na bepaalde producten.

• Menstruatiecyclus (optioneel): cyclusdag en -fase, alleen met afzonderlijke toestemming.

• Progressfoto's (optioneel): foto's met datum en gewicht, alleen met afzonderlijke toestemming.

• Coaching: geplande calls, feedback, macrodoelen, wedstrijden en RWL-schema's.

 

Toestemming

Gezondheidsgegevens in de app worden alleen verwerkt met uitdrukkelijke toestemming, die de cliënt bij de eerste keer inloggen apart geeft. Voor het bijhouden van de menstruatiecyclus en voor progressfoto's wordt afzonderlijk toestemming gevraagd. Toestemming kan in de app worden ingetrokken (onder Meer); intrekken van de fototoestemming wist direct alle foto's. Wordt de toestemming voor gezondheidsgegevens ingetrokken, dan kan de coaching via de app niet doorgaan en neemt Promise Performance contact op over het vervolg.

Analyses en signalen

De app berekent onder meer een herstelscore en de inname van micronutriënten over meerdere weken, vergeleken met de normen van de Gezondheidsraad. Bij aanwijzingen voor een structureel voedingstekort, een cyclus die langer duurt dan normaal of snel gewichtsverlies krijgt alleen de coach een signaal. Dit zijn geen diagnoses en er volgt geen geautomatiseerd besluit (zie hoofdstuk 12): de coach beoordeelt het signaal, bespreekt het met de cliënt en verwijst zo nodig naar de huisarts of een sportarts.

Wie de gegevens ziet

Alleen de cliënt en de eigen coach. Dat wordt in de database afgedwongen en bij elke wijziging automatisch getest. De coach logt in met tweestapsverificatie. Voor de app worden deze dienstverleners gebruikt, met wie verwerkersovereenkomsten zijn gesloten:

• Supabase: database, inloggen en opslag van foto's; de gegevens staan in de EU (Frankfurt).

• Netlify: hosting van de app (alleen technische gegevens, zoals het IP-adres).

• Sentry: foutmeldingen, opgeslagen in de EU, zonder naam, IP-adres of ingevulde gegevens.

• Google Workspace: e-mail (uitnodiging en wachtwoordherstel).

• GitHub: dagelijkse versleutelde back-up van de database, die alleen Promise Performance kan openen.

​

Bij het scannen van een barcode vraagt de app het product op bij Open Food Facts, een open productdatabase. Daarbij gaan alleen de barcode en het IP-adres van het apparaat mee; het camerabeeld blijft op de telefoon.

Beveiliging en opslag

Gegevens worden versleuteld verstuurd. Foto's staan in afgeschermde opslag, worden verkleind en zonder locatiegegevens bewaard, en zijn alleen via tijdelijke links te bekijken. Accounts worden alleen op uitnodiging aangemaakt. De app gebruikt geen tracking- of advertentiecookies; de browser of telefoon onthoudt alleen de inlogsessie.

 

17. Wijziging van deze privacyverklaring

Promise Performance mag deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, gebruikte systemen of wetgeving verandert.

De actuele versie staat op de website. Bij een wezenlijke wijziging die bestaande cliënten direct raakt, worden zij waar passend afzonderlijk geïnformeerd.

 

18. Contact en klachten

Vragen of verzoeken over privacy kunnen worden gestuurd naar:

info@promiseperformance.nl